Praca zdalna i pandemia przewartościowały relacje pomiędzy pracodawcą i pracownikami. Kto skorzystał a kto stracił? I jak znaleźć wspólny mianownik w nowej on-line rzeczywistości?
Ostatnich kilka miesięcy to prawdziwa próba na linii pracodawca pracownik. Prawdziwa próba wzajemnych relacji, a także sposobu organizacji pracy i dojrzałości. Praca zdalna jak na dłoni ujawnia prawdę o nas pracownikach i o nas pracodawcach – pokazuje poziom zaangażowania w zadania, poczucie odpowiedzialności lub jej brak, chęć dostosowania się do nowej rzeczywistości lub dezorientację i poczucie zagubienia. Pokazuje również, kto z nas potrafi pracować samodzielnie a kto bez nieustannej kontroli ze strony szefa, bez czasowych ram pracy, wytycznych i restrykcji traci poczucie rzeczywistości i myli priorytety lub w ogóle odpuszcza sobie i odpływa w nieznane.
Pandemia ujawniła także ukryte fobie naszych pracodawców, którzy zamiast skoncentrować się na weryfikacji zadań, zarządzaniu i płynności procesów, skupili się na wdrażaniu narzędzi wspomagających kontrolę, licząc na ich skuteczność w utrzymaniu zespołu w ryzach.
Jak każda sytuacja kryzysowa również pandemia przyczyni się do przewartościowania priorytetów po obu stronach – ważne jest, aby zarówno pracownik, jak i pracodawca podeszli do tego zadania z równą dozą uczciwości i samokrytyki.
A gdybyś to ty był pracodawcą…
Zastanówmy się, czego może obawiać się pracodawca wysyłając swój zespół do pracy w domu. Pierwsze pytania, to czy wszyscy moi pracownicy będą pracować z równym zaangażowaniem? I co właściwie będą robić, jeśli ja, szef nie będę patrzeć im na ręce? Znając te obawy, z łatwością możemy tak zorganizować swoją pracę, aby zaspokoić te kluczowe potrzeby naszego pracodawcy. I jest to dość proste do wykonania.
Jeśli szef potrzebuje utwierdzić się w przekonaniu, że na pewno pracujesz i sumiennie wykonujesz swoje obowiązki, napisz raport dzienny i wysyłaj go spontanicznie, pokazując w ten sposób swoje proaktywne podejście. Podsumowanie czynności wykonanych danego dnia będzie merytoryczną odpowiedzią na wątpliwości szefa. Rozpoczynając pracę, możesz dać o sobie znać, wysyłając maila, np. w odpowiedzi na wieczorną wiadomość szefa. Dobrym sposobem na podtrzymywanie kontaktu są również rozmowy telefoniczne dotyczące spraw bieżących – na pewno są takie tematy, które można omówić telefonicznie. Jeśli przez kilka dni nie rozmawiałeś ze swoim szefem, zadzwoń zamiast pisać maila. Utrzymywanie kontaktu jest ważnym elementem komunikacji w świecie on-line. Zastępuje fizyczną obecność w biurze i cały obszar komunikacji niewerbalnej. Ucieczka w korespondencję mailową, skazuje nas na ograniczenie sygnałów obecności. Pisz maile, dzwoń, wysyłaj sms’y, korzystaj z komunikatorów. Okazuj swoją obecność i gotowość do działania oraz zaangażowanie w codzienne sprawy. Zniknięcie w świecie on-line nie wróży nic dobrego. Może okazać się, że zwyczajnie nie jesteś już potrzebny a organizacja równie dobrze poradzi sobie bez ciebie.
A zatem raportuj wyniki swojej pracy, realizowane zadania, kluczowe codzienne czynności i utrzymuj kontakt z otoczeniem. Nie znikaj, nie chowaj się za mailami, nie wyłączaj kamery, bądź obecny, skoncentrowany i aktywny.
Szefie, dlaczego mnie kontrolujesz?
Ufaj i sprawdzaj, sprawdzaj i ufaj. Czy na pewno jest to ta jedyna, właściwa droga? Powiedziałabym nie sprawdzaj, tylko kontroluj wyniki pracy. Kontroluj merytorycznie, rozliczaj z zadań, z czasu pracy, z efektów. Nic tak nie zniechęca pracowników, jak małostkowy szef odliczający każdą sekundę pracy i ważący jej wartość dla organizacji. Trudno jest pracować na minuty i trudno jest utrzymać codziennie taką samą efektywność. Pracownik nie jest robotem, ma lepsze i gorsze dni w pracy. Ważne jest to, co wnosi do organizacji oraz czy wykonuje swoją pracę zgodnie z uzgodnieniami, terminami i wytycznymi obowiązującymi zespół w szerszej perspektywie czasowej. Jeśli tak, to nie rozliczaj go z każdej minuty spędzonej w pracy, nie narzucaj kolejności zadań za każdym razem, nie używaj swojej pozycji, aby nadmiernie ingerować w codzienną pracę.
Faktem jest, że istnieje grupa pracodawców, którzy w nowej on-line rzeczywistości czują się bardzo niepewnie i naciskają na powrót pracowników do biur. Czy obecność w biurze jest gwarancją efektywnej pracy? Z całą pewnością nie. Jeśli nie panujesz nad zespołem pracującym zdalnie, to znaczy, że nie radziłeś sobie z zarządzaniem już wcześniej, nie masz relacji ze swoimi pracownikami, nie wiedziałaś, czym się zajmują jeszcze przed pandemią i teraz to do Ciebie dotarło ze zdwojoną siłą. Prawda jest taka, że nadmiernie kontrolując, okazujesz jak bardzo jesteś bezradny i jak bardzo nie rozumiesz, że zwyczajnie uprzykrzasz życie swoim ludziom, a mnożąc własne obawy i wątpliwości, przeszkadzasz im w pracy. Kontroluj wyniki, nie biegaj za mrzonkami. Nie trać czasu na niepokój, a planuj zadania i wdrażaj. Bądź obecny merytorycznie, pobudzaj do działania, motywuj i rozliczaj z zadań, a nie z minut. Zaangażowany i zmotywowany zespół wniesie do organizacji więcej, niż kolejny system kontroli czasu pracy.
Dwa słowa na zakończenie
Ważne jest, aby w tym trudnym czasie, jakim jest pandemia, pracodawca wspierał pracowników, a pracownicy tym samym odwdzięczali się pracodawcy. Choć jeszcze lepszym rozwiązaniem byłoby, aby pracownik spojrzał na pracę okiem pracodawcy a pracownik ma chwilę wszedł w rolę pracodawcy. Dzięki temu ocenimy sytuację, patrząc z drugiej strony i będziemy mogli elastycznie odpowiedzieć na nowe potrzeby. Wzajemna wyrozumiałość jest teraz bezcenna. W parze z zaangażowaniem i dojrzałością obu stron zapewni harmonię w zespole i pozwoli skupić się na efektywnej realizacji codziennych zadań. Będzie to z całą pewnością dużą korzyścią dla wszystkich.