Zasady sporządzania notatki służbowej- warsztaty dla pracowników urzędów
CZAS : 6 godz.
CENA: ustalana indywidualnie
MIEJSCE: szkolenie stacjonarne (do ustalenia)
Cel szkolenia
Notatka służbowa jest podstawowym narzędziem pracy wielu urzędników w Polsce. Od jej jakości zależy nie tylko ocena pracy urzędnika, ale również przebieg postępowań administracyjnych i sądowych. Liczy się przecież każde słowo, precyzja i jasność formułowania myśli.
Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z zasadami sporządzania notatek służbowych w urzędzie, ale również uświadomienie, jak ważnym narzędziem w codziennej pracy jest notatka służbowa. Podczas szkolenia analizujemy strukturę notatki służbowej oraz jej rolę w procesie właściwego dokumentowania zdarzeń. Szkolenie dostarcza uczestnikom wielu praktycznych wskazówek, które umożliwią efektywne i poprawne dokumentowanie informacji i zdarzeń.
Grupa docelowa
Pracownicy urzędów, w tym nowi pracownicy, którzy chcą nauczyć się, jak prawidłowo sporządzać notatki służbowe.
Szkolenie odpowiada na pytania:
- Co to jest notatka służbowa?
- Czy notatka służbowa jest dokumentem?
- Co powinna zawierać notatka służbowa?
- Czy notatka służbowa jest informacją publiczną?
- Na czym polega moc dokumentowa notatki służbowej?
- Czy notatka służbowa powinna być podpisana przez pracownika?
Program szkolenia
Notatka służbowa – wprowadzenie
- Notatka służbowa jako narzędzie komunikacji
- Rola nadawcy i odbiorcy w procesie przekazywania informacji
- Znaczenie notatek służbowych w pracy urzędnika
Rodzaje notatki służbowej
- Notatka informacyjna
- Notatka robocza
- Notatka z rozmowy telefonicznej
- Moc prawna notatki służbowej i jej wartość dokumentacyjna
- Zasady podpisywania notatek służbowych
Struktura notatki służbowej
- Analiza elementów składowych notatki służbowej
- Nagłówek
- Temat
- Data i miejsce sporządzenia
- Treść
- Ustalenia, wnioski
- Podsumowanie
- Podpisy, załączniki
- Funkcja informacyjna, dokumentacyjna elementów składowych notatki
Zasady pisania notatki służbowej
- Cechy dobrego stylu: zwięzłość, jasność, poprawność językowa
- Unikanie błędów i zawiłości
- Logika wypowiedzi i użytej argumentacji
- Oznaczanie źródeł informacji
- Ustalenie zasad formatowania
- Zasady korzystania z szablonów firmowych
- Przykłady często popełnianych błędów
Ćwiczenia praktyczne
- Sporządzenie notatki służbowej na podstawie podanych informacji
- Analiza notatek uczestników szkolenia pod kątem:
- poprawności językowej
- kompozycji
- logiki wypowiedzi
- przejrzystości formy i przekazu
- Analiza poprawności językowej przykładowych zdań i redagowanie tekstów
Notatka służbowa – podsumowanie
- Omówienie kluczowych wniosków na podstawie wykonanych ćwiczeń
- Podsumowanie zasad sporządzania notatek służbowych w urzędzie
- Sesja pytań i odpowiedzi
- Rozdanie certyfikatów uczestnikom szkolenia
Metody szkoleniowe:
- Wykład z elementami dyskusji
- Praca w grupach
- Ćwiczenia praktyczne
Materiały szkoleniowe:
- Prezentacja multimedialna
- Przykłady notatek służbowych
- Arkusze ćwiczeń
Szkolenie to można dostosować do specyficznych potrzeb urzędu oraz poziomu doświadczenia uczestników.
Dodatkowo szkolenie to jest doskonałą okazją do treningu językowego i sprawdzenia własnych możliwości. Czasami popadamy w rutynę i tracimy świeżość analizy własnych tekstów. Istotną rolę w czasie szkolenia odrywa dyskusja i analiza tekstów własnych. Jest to szczególnie ważny element, który pozwala skupić się na konkretnych przykładach, błędach czy niedoskonałościach tworzonych tekstów. Na przykład wspólne analizowanie zawiłych zdań pokazuje jak ważna jest w komunikacji jasność przekazu i precyzja. To od niej zależy efektywność przekazywania informacji. Z drugiej strony oprócz poprawności stylistycznej i językowej również istotna jest strona graficzna wypowiedzi, gdyż zakłócenia w warstwie wizualnej tekstu będą skutkować negatywną oceną autora.