Zasady sporządzania notatki służbowej- warsztaty dla pracowników urzędów
CZAS : 6 godz.
CENA: ustalana indywidualnie
MIEJSCE: szkolenie stacjonarne (do ustalenia)
Cel szkolenia
Notatka służbowa jest podstawowym narzędziem pracy wielu urzędników w Polsce. Od jej jakości zależy nie tylko ocena pracy urzędnika, ale również przebieg postępowań administracyjnych o sądowych. Liczy się przecież każde słowo, precyzja i jasność formułowania myśli.
Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z zasadami sporządzania notatek służbowych w urzędzie, ale również uświadomienie, jak ważnym narzędziem w codziennej pracy jest notatka służbowa. Podczas szkolenia analizujemy strukturę notatki służbowej oraz jej rolę w procesie właściwego dokumentowania zdarzeń. Szkolenie dostarcza uczestnikom wielu praktycznych wskazówek, które umożliwią efektywne i poprawne dokumentowanie informacji i zdarzeń.
Grupa docelowa
Pracownicy urzędów, w tym nowi pracownicy, którzy chcą nauczyć się, jak prawidłowo sporządzać notatki służbowe.
Szkolenie odpowiada na pytania:
- Co to jest notatka służbowa?
- Czy notatka służbowa jest dokumentem?
- Co powinna zawierać notatka służbowa?
- Czy notatka służbowa jest informacją publiczną?
- Na czym polega moc dokumentowa notatki służbowej?
- Czy notatka służbowa powinna być podpisana przez pracownika?
Program szkolenia
Notatka służbowa – wprowadzenie
- Notatka służbowa jako narzędzie komunikacji
- Rola nadawcy i odbiorcy w procesie przekazywania informacji
- Znaczenie notatek służbowych w pracy urzędnika
Rodzaje notatki służbowej
- Notatka informacyjna
- Notatka robocza
- Notatka z rozmowy telefonicznej
- Moc prawna notatki służbowej i jej wartość dokumentacyjna
- Zasady podpisywania notatek służbowych
Struktura notatki służbowej
- Analiza elementów składowych notatki służbowej
- Nagłówek
- Temat
- Data i miejsce sporządzenia
- Treść
- Ustalenia, wnioski
- Podsumowanie
- Podpisy, załączniki
- Funkcja informacyjna, dokumentacyjna elementów składowych notatki
Zasady pisania notatki służbowej
- Cechy dobrego stylu: zwięzłość, jasność, poprawność językowa
- Unikanie błędów i zawiłości
- Logika wypowiedzi i użytej argumentacji
- Oznaczanie źródeł informacji
- Ustalenie zasad formatowania
- Zasady korzystania z szablonów firmowych
- Przykłady często popełnianych błędów
Ćwiczenia praktyczne
- Sporządzenie notatki służbowej na podstawie podanych informacji
- Analiza notatek uczestników szkolenia pod kątem:
- poprawności językowej
- kompozycji
- logiki wypowiedzi
- przejrzystości formy i przekazu
- Analiza poprawności językowej przykładowych zdań i redagowanie tekstów
Notatka służbowa – podsumowanie
- Omówienie kluczowych wniosków na podstawie wykonanych ćwiczeń
- Podsumowanie zasad sporządzania notatek służbowych w urzędzie
- Sesja pytań i odpowiedzi
- Rozdanie certyfikatów uczestnikom szkolenia
Metody szkoleniowe:
- Wykład z elementami dyskusji
- Praca w grupach
- Ćwiczenia praktyczne
Materiały szkoleniowe:
- Prezentacja multimedialna
- Przykłady notatek służbowych
- Arkusze ćwiczeń
Szkolenie to można dostosować do specyficznych potrzeb urzędu oraz poziomu doświadczenia uczestników.
Dodatkowo szkolenie to jest doskonałą okazją do treningu językowego i sprawdzenia własnych możliwości. Czasami popadamy w rutynę i w związku z tym tracimy świeżość analizy własnych tekstów. Poza przestawionymi powyżej zagadnieniami istotną rolę w czasie szkolenia odrywa dyskusja i analiza tekstów własnych. Jest to szczególnie ważny element szkolenia, ponieważ pozwala skupić się na konkretnych przykładach, błędach czy niedoskonałościach tworzonych tekstów. Na przykład wspólne analizowanie zawiłych zdań pokazuje jak ważna jest w komunikacji jasność przekazu i precyzja, ponieważ od niej zależy efektywność przekazywania informacji. Z drugiej strony oprócz poprawności stylistycznej i językowej również istotna jest strona graficzna wypowiedzi, gdyż zakłócenia w warstwie wizualnej tekstu będą skutkować negatywną oceną autora.