Postępująca cyfryzacja administracji publicznej i sądów rejestrowych wpływa również na obowiązki spółek związane ze składaniem dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. W 2026 roku wprowadzono istotne zmiany, o których warto pamiętać przed zatwierdzeniem i złożeniem sprawozdania finansowego.
Elektroniczny protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników
To jedna z najważniejszych tegorocznych zmian. Dotychczas do Repozytorium Dokumentów Finansowych składano elektroniczne sprawozdanie finansowe (w strukturze XML) oraz – w przypadku niektórych podmiotów – sprawozdanie z działalności jednostki.
Obecnie obowiązek zachowania formy elektronicznej został rozszerzony również na protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że skany dokumentów lub samych uchwał, które były akceptowane w poprzednich latach, nie zostaną już przyjęte przez system Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Warto zwrócić na to szczególną uwagę, ponieważ wiele spółek organizuje zwyczajne zgromadzenia wspólników pod koniec czerwca, tuż przed upływem ustawowego terminu. Nieprawidłowa forma dokumentów może spowodować opóźnienia w realizacji obowiązków rejestrowych.
Zmiana nie dotyczy spółek akcyjnych, w których przebieg walnego zgromadzenia jest protokołowany przez notariusza. W takim przypadku sporządzany jest elektroniczny wypis aktu notarialnego opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza.
Nowy interfejs Repozytorium Dokumentów Finansowych
Zmianie uległ również wygląd systemu służącego do składania dokumentów finansowych. Repozytorium Dokumentów Finansowych zostało zintegrowane z Portalem Rejestrów Sądowych (PRS), dzięki czemu użytkownicy logują się do obu systemów przy użyciu tych samych danych dostępowych. To praktyczne rozwiązanie, które upraszcza korzystanie z usług elektronicznych Ministerstwa Sprawiedliwości.
Terminy pozostają bez zmian
Pomimo zmian technicznych obowiązują dotychczasowe terminy:
- do 30 czerwca – zatwierdzenie sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi uchwałami,
- do 15 lipca – złożenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych, zgodnie z art. 69 UoR.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Przy okazji zwyczajnego zgromadzenia wspólników warto zweryfikować długość kadencji członków organów spółki. W wielu przypadkach mandaty członków zarządu lub rady nadzorczej wygasają wraz z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
W praktyce zdarza się, że wspólnicy zapominają o powołaniu członków organów na kolejną kadencję, ponieważ czynność ta wykonywana jest stosunkowo rzadko. Dlatego przed podpisaniem protokołu warto sprawdzić postanowienia umowy spółki oraz aktualny status kadencji osób pełniących funkcje w organach spółki.
Po dopełnieniu wszystkich formalności pozostaje już tylko rozpocząć sezon urlopowy i cieszyć się zasłużonym wypoczynkiem.
Napisz do nas
Potrzebujesz wsparcia przy sporządzeniu dokumentacji do zatwierdzenia sprawozdania finansowego lub złożeniu dokumentów do KRS? Skontaktuj się z ekspertami Wirtualnego Biura Zarządu.