Kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika jest legalna, ale pracodawca powinien spełnić kilka warunków.
O czym należy pamiętać?
Art. 223 §1 kodeksu pracy zezwala pracodawcy na kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeśli:
– jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,
– jest to niezbędne do właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy,
– nie narusza to tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
W praktyce monitoring maili jest możliwy, jeśli ma na celu sprawdzenie, czy pracownik przeznacza czas pracy rzeczywiście na pracę lub czy nie korzysta ze sprzętu służbowego do celów prywatnych.
Pamiętaj jednak, że kontroli poczty elektronicznej w miejscu pracy nie można wprowadzić tak po prostu. Zapis o monitorowaniu maili powinien zostać zapisany w regulaminie miejsca pracy. Co więcej, pracodawca powinien poinformować pracowników o stosowaniu monitoringu poczty oraz sposobach i zakresie kontroli. Może to zrobić w formie pisemnej, poprzez umieszczenie ogłoszenia na tablicy lub w wiadomości mailowej. W przypadku wprowadzenia monitoringu poczty służbowej, pracowników należy poinformować co najmniej dwa tygodnie wcześniej.
Jak chronić pocztę Asystentki Zarządu?
Jeśli jesteś asystentką biura Zarządu, Twoja poczta elektroniczna może zawierać wiele ważnych i wrażliwych informacji, na przykład na temat kalendarza szefa, planowanych spotkań biznesowych, strategii firmy czy legalizacji pobytu cudzoziemców zatrudnianych przez pracodawcę. Pamiętaj, aby osoby postronne nie miały dostępu do Twojego komputera, aby wszystkie kluczowe informacje znajdujące się również w wiadomościach mailowych, nie dostały się w niepowołane ręce i były dobrze chronione.